Dua Macam Sistem Layanan Perpustakaan

Terkait dengan akses pemustaka terhadap bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan, ada 2 (dua) macam sistem layanan perpustakaan yang biasa digunakan, yaitu sistem layanan terbuka dan sistem layanan tertutup.

Faktor pertimbangan untuk menerapkan sistem layanan perpustakaan:

1. Pertimbangan mengenai keselamatan koleksi.
2. Pertimbangan jenis koleksi dan sifat rentan koleksi.
   (Untuk koleksi audiovisual, mikro, dan koleksi khusus biasanya diterapkan sistem layanan tertutup.)
3. Perbandingan antara jumlah staf, jumlah koleksi, dan jumlah pemustaka.
   (Jika jumlah staf terbatas dan pemustaka sangat besar maka perpustakaan cenderung menerapkan sistem layanan terbuka.)
4. Luas gedung perpustakaan.
5. Perbandingan antara jam layanan dan jumlah staf perpustakaan.

Sistem Layanan Tertutup

Sistem layanan tertutup membatasi pemustaka untuk melakukan browsing ke jajaran koleksi atau rak penyimpanan bahan pustaka. Dalam sistem ini, petugas selalu membantu pemustaka dalam mengambil bahan pustaka yang dibutuhkan.

Kelebihan dari sistem layanan tertutup;

1. Jajaran koleksi akan lebih terjaga kerapiannya.
2. Kemungkinan terjadinya kehilangan atau kerusakan bahan pustaka lebih kecil.
3. Ruangan yang dibutuhkan untuk jajaran koleksi tidak terlalu luas.
4. Sangat sesuai untuk koleksi yang rentan terhadap kerusakan atau bersifat khusus.

Kekurangan dari sistem layanan tertutup;

1. Pemustaka hanya dapat membayangkan fisik dan isi bahan pustaka sesuai dengan keterangan yang tercantum pada katalog.
2. Pemustaka agak sulit untuk mencari alternatif lain apabila dokumen yang diperlukan ternyata tidak sesuai dengan yang dibutuhkan.
3. Diperlukan petugas layanan lebih banyak.
4. Apabila petugas terbatas, sedangkan permintaan cukup banyak maka waktu yang diperlukan pemustaka untuk menunggu jadi lebih lama.

Prosedur Layanan Tertutup

Berikut ini peta konsep alur peminjaman pustaka dalam sistem layanan tertutup;

1. Mulai
2. Pemustaka menelusuri bahan pustaka melalui katalog
3. Mencatat Nomor Panggil
4. Menyerahkan catatan / daftar nomor panggil ke petugas
5. Petugas menelusur / mengambilkan bahan pustaka dari rak
6. Petugas menyerahkan bahan pustaka yang dibutuhkan pemustaka
7. Pemustaka menyerahkan tanda pengenal
8. Bila telah selesai digunakan, maka pemustaka mengembalikan bahan pustaka kepada petugas
9. Petugas menyerahkan kembali tanda pengenal pemustaka
10. Selesai

Sistem Layanan Terbuka

Dalam sistem layanan terbuka, pemustaka diberi kebebasan untuk langsung melakukan browsing sendiri ke jajaran koleksi.

Kelebihan dari sistem layanan terbuka;

1. Pemustaka bebas memilih bahan pustaka yang dibutuhkan langsung pada jajaran koleksi.
2. Pemustaka dapat menemukan koleksi lain yang sesuai atau menarik minat langsung pada jajaran koleksi sehingga dapat meningkatkan minat baca pemustaka.
3. Pemustaka dapat langsung mencari alternatif lain dengan subjek yang sama pada jajaran koleksi secara cepat.
4. Tidak memerlukan petugas yang banyak untuk melayani pengambilan koleksi.

Kekurangan atau kelemahan dari sistem layanan terbuka;

1. Susunan jajaran koleksi menjadi sulit teratur.
2. Kemungkinan bahan pustaka hilang lebih tinggi.
3. Terjadi kerusakan koleksi.

Dengan sistem layanan terbuka maka pemustaka dapat langsung mengakses koleksi -mencari dan mengambil koleksi- di rak.